Please scroll down for the English version          

ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ

Hatályos: 2018. 06. 18.

Tartalom

1.  Adatkezelő adatai.................................................................................................................. 3

2.  A tájékoztató célja................................................................................................................. 3

3.  Az adatkezelés általános célja............................................................................................... 3

4.  Kezelt adatok......................................................................................................................... 4

5.  Az adatok biztonsága............................................................................................................. 6

6.  Az adatok továbbítása, átadása............................................................................................. 6

7.  További információk.............................................................................................................. 7

8.  Az érintettek jogai.................................................................................................................. 7

1.   Adatkezelő adatai

Adatkezelő megnevezése: SWICON Kereskedelmi és Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság 

Székhely: 1031 Budapest, Záhony utca 7.

Telefon: +36 (1) 883-9860

Email: adatvedelem@swicongroup.hu

Honlap: http://swicongroup.hu

Cégjegyzék szám: 01-10-046053

Az adatvédelemi tevékenységeket összefogó munkatárs (adatvédelmi munkatárs): dr. SIMONGRESZ Orsolya 

A tájékoztató célja

Jelen adatvédelmi tájékoztató célja, hogy az érintettek (jelen esetben az álláskeresők) számára közérthető formában és áttekinthető módon információt biztosítson személyes adataik kezelésével kapcsolatban. 

Társaságunk munkaerő-kiválasztással, munkaerő-közvetítéssel, személyes tanácsadással, valamint ezekhez kapcsolódóan adatbázis kezeléssel foglalkozik. A személyes adatok kezelésére e tevékenységek keretében kerül sor, kifejezetten azért, hogy a hozzánk fordulók álláskeresését, az állások kiközvetítését segítsük. 

Feladatunk, hogy a munkáltatók által megjelölt álláshelyekre és pozíciókra a jelentkezők foglalkoztatásának lehetőségét megvizsgáljuk, és ezzel teljesítsük a velünk szerződéses jogviszonyban álló munkáltató partnereink elvárását. 

Az állásokra jelentkezők személyes adataiból adatbankot képezünk, a jelentkezők jövőbeli foglalkoztatása, és az újabb állásajánlatokkal történő megkeresése érdekében adatbázisunkban adataikat – az érintettek hozzájárulása alapján – kezeljük.

A személyes és különleges adatok gyűjtését, tárolását, a személyes adatok harmadik fél részére történő továbbítását, valamint bármely egyéb adatkezelési tevékenységet úgy végzünk el, hogy ahhoz illetéktelen személy/személyek ne férjenek hozzá.

Az adatkezelési tevékenységünk vitelében különös tekintettel vagyunk a GDPR-ről szóló, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) „A természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet)” szellemére és rendelkezéseinek betartására. 

2.   Az adatkezelés általános célja

Adatkezelő munkaerő-kiválasztással, munkaerő-közvetítéssel, személyes tanácsadással, valamint ezekhez kapcsolódóan adatbázis kezeléssel foglalkozik. A jelentkezők személyes adatainak kezelésére ezen tevékenységek keretében, álláskeresés elősegítése céljából –  ideértve a szükséges kiválasztási eljárásokat, teszteket és állásajánlatokkal kapcsolatos adatkezelést is – kerül sor.

A jelentkezők jövőbeli foglalkoztatása, újabb állásajánlatokkal történő megkeresése érdekében Adatkezelő a megadott személyes adatokat adatbázisában kezeli. 

Az adatkezelés célja továbbá elektronikus hírlevél küldése is. A weboldalon történő regisztráció az elektronikus hírlevél küldéshez való hozzájárulás megadása nélkül is lehetséges. Amennyiben a jelentkező nem tart igényt a továbbiakban a hírlevél küldésére, úgy Adatkezelő weboldalán bármikor lehetősége van a hírlevélről leiratkozni. Ennek érdekében mindössze be kell írnia az e-mail címét a "hírlevél lemondása" rovatba, és ezt követően nem kap több hírlevelet. 

3.   Kezelt adatok

3.1 Munkaerő kiválasztás, toborzás

Érintettek: A Swicon Group-nál állás betöltésére közvetlenül pályázó személyek, valamint azok a személyek, akiket a LikedIn-en, Profession.hu-n vagy egyéb nyíltan elérhető adatbázisba feltöltött adataik alapján a Swicon munkatársai megkeresnek egy adott pozícióra.

Adatkezelés célja: Követelményeknek megfelelő munkaerő kiválasztása, valamint kompetens személyek nyilvántartása későbbi toborzáshoz.

Az adatkezelés folyamata: 

A munkaerő kiválasztás, toborzás során vagy saját magunk részére, vagy megbízóink számára keresünk munkaerőt. A megbízók által meghirdetett pozíciók lehetnek megbízó általi foglalkoztatásban teljesítettek, vagy olyanok, amelyeket kiszervezett tevékenységként a Swicon által foglalkoztatott munkatársak látják el.

A munkaerő kiválasztás során konkrét meghirdetett pozícióra keresünk jelentkezőtA hirdetésre történő jelentkezés során a jelentkező megismeri jelen adatkezelési tájékoztató tartalmát. Az önéletrajzának és személyes adatainak továbbításával hozzájárul az adatai kezeléséhez. Kérjük, hogy amennyiben adatai kezeléséhez nem járul hozzá, ne továbbítson számunkra adatokat!

A hirdetésre jelentkező személyek által beküldött, valamint az adatbázisunkban szereplő önéletrajzok adatai alapján kiválasztjuk a követelményeknek leginkább megfelelő személyeket, akikkel személyes vagy telefonos interjút folytatunk, tájékoztatjuk a pozíciót kiíró partnerről, majd, ha előzetes kiválasztásra kerül, továbbítjuk adatait a pozíciót kiíró partnerünknek. Az interjún lehetőség van a hozzájárulás visszavonására. 

Amennyiben a pozícióra más forrásban szereplő adatok (pl. LinkedIn, Profession.hu) alapján találunk megfelelő személyt, telefonon vagy e-mail-ben felvesszük vele a kapcsolatot, tájékoztatjuk az adatkezeléssel kapcsolatos információkról, és csak hozzájárulása alapján vesszük fel adatbázisunkba.

Amennyiben a megbízó partnerünk saját foglalkoztatású munkatársak keres, a kiválasztás további folyamatát a pozíciót kiíró partner végzi. Amennyiben a Swicon fogja foglalkoztatni a kiválasztott munkatársat, a kiválasztás folyamatát közösen végezzük a megbízóval.

A jelentkezők személyes adatait a hozzájárulás megadásától számított maximum 3 évig kezeljük, de a hozzájárulás a kapcsolattartások során megújítható.

Amennyiben a jelentkező kiválasztásra és a Swicon által felvételre kerül, az adatait a továbbiakban munkatársi adatként kezeljük tovább, melyre külön adatvédelmi tájékoztató vonatkozik.

3.2 Adatbázis építés

Érintettek: A Swicon Group-nál állás betöltésére közvetlenül pályázó személyek, valamint azok a személyek, akiket a LikedIn-en, Profession.hu-n vagy egyéb nyíltan elérhető adatbázisba feltöltött adataik alapján a Swicon munkatársai megkerestek.

Adatkezelés célja: A későbbiekben kiírt munkakörökhöz a követelményeknek megfelelő munkaerő keresése.

Az adatkezelés folyamata:

Amennyiben az érintett hozzájárult, önéletrajzát adatbázisba rögzítjük annak érdekében, hogy a későbbiekben kiírt pozícióknál figyelembe vegyük a keresés során. Az adatokat a hozzájárulás visszavonásáig, vagy maximum 3 évig őrizzük rendszerünkben. A hozzájárulás megújítható. Az adatok csak konkrét pozícióra történő kiválasztáskor kerülhetnek továbbításra a pozíciót kiíró partner számára (lásd 4.1. pontot)

3.3 A telephelyre való belépés regisztrálása 

Érintettek: A Swicon Group által munkavállalási interjúra hívott jelentkezők Adatkezelés célja: Belépés regisztrálása.

Az adatkezelés folyamata: 

Biztonsági okokból, a belépés engedélyezése céljából a belépő személyek regisztrálásra kerülnek a recepción. A területre személygépkocsival történő behajtáshoz előzetes regisztráció szükséges. Az adatok megadása kötelező. Amennyiben az érintett igényli, az interjú lefolytatható telefonon is, ez esetben nem kell a telephelyre belépnie. A Swicon jogos érdekét igazoló érdekmérlegelés a recepción megtekinthető.

A regisztrációs adatokat a belépést követő 30 napig őrizzük. Az adatokat nem adjuk át.

4.   Az adatok biztonsága

Technikai és szervezési intézkedésekkel, valamint eljárások kialakításával gondoskodunk az általunk kezelt személyes adatok biztonságáról. 

Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védjük a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

A személyes adatokhoz csak azok a munkatársaink férnek hozzá, akiknek feladataik ellátásához szükségük van azok megismerésére.

Az adatok biztonsága érdekében

•       az informatikai rendszer tervezése és üzemeltetése során felmérjük és figyelembe vesszük a lehetséges kockázatokat, törekedve azok folyamatos csökkentésére

•       figyelemmel kísérjük a felmerülő fenyegetéseket és sérülékenységeket (mint pl. számítógépes vírusok, számítógépes betörések, szolgáltatásmegtagadásra vezető támadások, stb.), hogy időben intézkedhessünk azok elkerülése, elhárítása érdekében

•       az informatikai eszközöket valamint a papíron kezelt információkat védjük az illetéktelen fizikai hozzáférés, valamint a környezeti hatások (pl. víz, tűz, elektromos túlfeszültség) ellen

•       az informatikai rendszerünk megfigyelésével gondoskodunk a lehetséges problémák, események felderítéséről

•       nagy gondot fordítunk a munkatársak információbiztonsági képzésére és a tudatosság növelésére

•       az üzemeltetésben résztvevő szolgáltatók kiválasztásánál alapvető szempont a megbízhatóság

5.   Az adatok továbbítása, átadása

Az Adatkezelő tevékenysége kifejezetten arra irányul, hogy a jelentkezők személyes adatait (illetve az ezeket tartalmazó önéletrajzot és kapcsolódó dokumentumokat) átadja, illetve továbbítsa más adatkezelők (elsősorban a potenciális foglalkoztatók) részére. 

A külföldre történő adattovábbítás esetén előfordulhat, hogy abban a harmadik országban, melynek a területére a személyes adatokat az Adatkezelő továbbítja, az adatvédelmi szabályozás szintje alacsonyabb az európai uniós szabályozás szintjénél. Ilyen harmadik országba történő adattovábbítást az Adatkezelő kizárólag az érintett előzetes tájékoztatása után, és csak abban az esetben végez, ha az ottani adatkezelő/adatfeldolgozó garantálja, hogy az adatok védelme érdekében érvényesíthető jogok és jogorvoslati lehetőségek állnak fenn. 

Az adatokhoz hozzáfér a Swicon group cégcsoport minden munkatársa, akinek munkája ellátásához szükséges (alapvetően a munkaerő kiválasztásban, kiközvetítésben, valamint a rendszer üzemeltetésébe részvevő munkatársak).

Az adatokhoz elvileg hozzáférhetnek azok a szolgáltatók, akik az érintett rendszereink üzemeltetésében, valamint a telekommunikációs vonalak biztosításában részveszenek.

Tájékoztatjuk, hogy az adatai továbbítását megelőzően felvesszük Önnel a kapcsolatot és információt küldünk arra nézve, hogy mely partnerünk részére továbbítjuk az adatait. Tájékoztatjuk, hogy partnereink az adattovábbítást követően önálló adatkezelőnek minősülnek, így minden esetben az adott partner biztosítja a megfelelő szintű védelmet a személyes adatok kezelése kapcsán.

6.   További információk

Személyes adatnak minősül a jelentkezővel kapcsolatban levonható következtetés, tehát elsősorban az, hogy munkát keres, továbbá az is, hogy milyen típusú állást szeretne. Adatkezelő ezen információkat nem juttatja el más munkaközvetítőknek. 

Vannak olyan adatok, amelyet a jelentkezőnek meg kell adnia ahhoz, hogy igénybe tudja venni a szolgáltatást. Az Adatkezelő által nyújtott szolgáltatások jellege miatt a hozzájárulás önkéntességét nem befolyásolja az, hogy bizonyos adatok megadása a szolgáltatás nyújtásának feltétele.

Adatkezelő nem vállal felelősséget a kifejezett kérése nélkül tudomására hozott (pl. önéletrajzban szereplő) különleges adatokért. Abban az esetben, ha a jelentkező bármely okból különleges adatnak minősülő információt közöl az Adatkezelővel, köteles külön írásba foglalt hozzájáruló nyilatkozatot tenni arra vonatkozóan, hogy a különleges adat kezeléséhez hozzájárul. Amennyiben a jelentkező ilyen adatokat hoz Adatkezelő tudomására, és nem tesz kifejezett, írásbeli hozzájáruló nyilatkozatot, úgy a megadott különleges adatokat Adatkezelő késedelem nélkül törli.

7.   Az érintettek jogai

Minden érintettnek joga van:

•       Az őt érintő adatkezelésről annak megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon (jelen adatkezelési tájékoztatóval).

•       Hozzáférjen az őt érintő adatkezeléssel kapcsolatos minden információhoz

•       Hibás, pontatlan, hiányos adatainak helyesbítését kérni

•       Személyes adatainak törlését (elfelejtését) kérni

•       Az adatkezelés korlátozását kérni

•       Tiltakozni adatainak bizonyos esetekben történő, pl. marketing célú felhasználása ellen  Jogorvoslattal élni az adatkezeléssel szemben

Ezeket a jogokat az érintettek az 1. pontban megadott elérhetőségeink használatával, írásban, illetve előzetes egyeztetés alapján személyesen gyakorolhatják. Minden megkeresésre igyekszünk a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 munkanapon belül válaszolni.

Jogaik megsértése esetén az érintettek a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhatnak

Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c

Telefon: +36 (1) 391-1400

Fax: +36 (1) 391-1410 www: http://www.naih.hu e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

DATA PROTECTION NOTICE

(Annex No. 3 to the Data Protection Policy)

Effective date: 01. 01. 2019

Contents

1.      Data Controller Information. 3

2.      Purpose of the Notice. 3

3.      General Purpose of Data Processing. 3

4.      Processed Data. 4

5.      Data Security. 6

6.      Data Transfers and Submissions. 6

7.      Additional Information. 6

8.      Data Subject’s Rights. 7

1.    Data Controller Information

Name of data controller: SWICON Kereskedelmi és Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság

Registered office: 1031 Budapest, Záhony utca 7.

Telephone: +36 (1) 883-9860

E-mail:            office@swicongroup.hu

Website: http://swicongroup.hu

Company registration number: 01-10-046053

Employee responsible for coordinating data protection activities (data protection officer): Edit Kristók

2.    Purpose of the Notice

The purpose of this Data Protection Notice is to provide information to the affected persons in a clear and transparent manner on the processing of their personal data.

Our company provides personnel selection, personnel placement, personal consultancy services and performs data base management in relation to the above activities. Personal data processing is performed within the framework of these activities, for the purpose of supporting the job seeking efforts of those approaching our company and of facilitating the posting of vacancies.

Our task is to assess the employment potentials of the applicant turning to us, and as such to satisfy the expectations of the employers with whom we have a contractual relationship.

We generate a data base based on the personal data provided to us by applicants, and process their data in our data base, subject to their respective consents, for the purpose of finding future employment and directing potential job offers to such applicants.

We collect and store personal and sensitive data, as well as transfer personal data to any third party or perform any data processing activity in a manner that prevents any unauthorized access from any person/persons.

While performing our data processing activities, we act in the spirit of and closely follow the provisions set forth in the “Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation)”.

3.    General Purpose of Data Processing

The Data Controller provides personnel selection, personnel placement, personal consultancy services and performs data base management in relation to the above activities. Personal data processing is performed within the framework of these activities, for the purpose of supporting the job seeking efforts of those approaching our company and of facilitating the posting of vacancies, including the necessary selection processes, tests and data processing related to job offers.

For the purpose of finding future employment and directing potential job offers to the applicants, the Data Controller processes personal data provided by the applicants in its data base.

Another purpose of the data processing is to send out electronic newsletters. Registration on our website is possible even without granting consent to receive electronic newsletters. If in the future the applicant does not wish to receive newsletters, they may opt out any time on the website of the Data Controller. To this end, they shall only have to enter their e-mail address in the "opt-out from newsletters" box, and they will stop receiving newsletters.

4.    Processed Data 4.1 Personnel-selection and -recruitment

Data subjects: Any person applying directly to Swicon Group for a job posting, and those persons whom are approached by Swicon associates for a given position based on their data uploaded to LikedIn, Profession.hu or to any other publicly available data base.

Purpose of processing: Selection of personnel meeting the relevant requirements, and registering competent persons for future recruitment purposes

Procedure for data processing:

During the personnel-selection procedure we are searching for applicants for a specific job posting. When applying for a job posting, the applicant will be made familiar with the contents of this Data Protection Notice. By submitting your resume and personal data, you grant your consent to the processing of your data. If you do not give your consent to the processing of your data, please do not submit your data to us!

We select the persons who best meet the requirements based on resume data submitted by the applicants or registered in our data base, and we conduct personal or telephone interviews with these persons, and then inform the partner posting the position about any potential candidate, and if any person is selected initially, their data are forwarded to our partner. At the time of the interview any consent given may still be withdrawn. The additional steps of the selection process will be performed by the partner posting the position.

If we find a right person for a given position in other sources (e.g. LinkedIn, Profession.hu), we contact them by telephone or via e-mail, and provide them with our data protection information, and we only register them in our data base subject to their related consent.

We process the personal data of the applicants for 3 years from the date of their consent granted, however, the validity of the consents can be extended during our communication with the applicants.

4.2   Registration of entry to site

Data subjects: Applicants invited for interviews by Swicon Group associates

Purpose of processing: Registration of entry.

Procedure for data processing:

Persons entering the site will be registered at the reception for security reasons, and for authorizing their entry. Prior registration is required for entering the site by vehicle. The provision of data is mandatory. If the data subject requires so, the interview may be conducted by telephone; in this case they do not need to enter the site. The interest balancing test justifying Swicon’s legitimate interest can be accessed at the reception.

We retain registration data for 30 days after entry to the site.

4.3 Camera surveillance

Data subjects: Applicants invited for job interview by Swicon Group associates

Purpose of processing: Swicon Group’s property protection.

Procedure for data processing:

Our CCTV system continuously records images of the persons entering our site. Access to, use of, disposal of the recorded images and detailed information on the operation of the system are regulated in our Camera Policy that is available at the reception.

5.    Data Security

We ensure the protection of data processed by our company by taking technical and organisational measures and by developing appropriate procedures.

We protect data against unauthorized access, alteration, transfer, disclosure, deletion or destruction, as well as accidental destruction and damage by taking adequate measures, and against inaccessibility resulting from any change in the applied technology.

Only those associates can have access to personal data, who need to know those for performing their duties.

To ensure the security of data:

·         we assess and take into consideration the potential risks during the planning and operation of the information technology system, by striving to continuously mitigate those risks

·         we monitor any potential threats and vulnerabilities (such as computer viruses, computer intrusions, attacks targeting denial of service etc.), so that we can take timely measures to prevent or avoid those

·         we protect IT devices and paper-based information against unauthorized physical access, and from environmental impacts (e.g. water damage, fire, electrical surge)

·         we ensure the detection of potential problems and incidents by monitoring our IT systems

·         we take great care to provide information security training to our personnel and to increase their awareness

·         when selecting our service providers involved in our operations,